介護施設では、毎月のようにさまざまな会議があります。職員会議、ユニット会議、委員会、研修――。そして、会議が終わったあとに待っているのが「議事録の作成」です。私たちの現場でも、これが意外と大きな負担になっていました。
》議事録を作るだけで1時間以上
これまで職員会議の議事録は、ユニットリーダーがパソコンに入力して作成していました。ところが、介護職員の中にはパソコン操作を得意としていない職員もいます。会議中に取ったメモを見ながら、「この話はどうまとめればいいんだろう？」「この文章で意味が伝わるかな？」と考えながら入力していくと、議事録を完成させるだけで1時間以上かかることも珍しくありませんでした。
問題は、単に「1時間かかる」ということではありません。その1時間、ユニットリーダーは介護現場を見ることができないのです。勤務時間内に終わらなければ、残業になることもあります。
》4ユニットなら、毎月かなりの時間になる
例えば、1回の議事録作成に1時間かかるとします。4ユニットあれば、それだけで毎月4時間。年間では、4時間 × 12か月 ＝ 48時間です。
しかも、これはユニット会議だけで考えた場合です。施設にはほかにも、事故防止委員会、感染症対策委員会、虐待防止委員会、身体拘束適正化委員会など、記録を残す必要のある会議がいくつもあります。一つひとつは小さな業務でも、年間で考えるとかなりの時間になります。
人手不足が続く介護現場では、この「記録を作る時間」をどう減らすかは、とても重要なテーマです。
》そこでPLAUDを導入しました
私たちが議事録作成の効率化に活用したのが、AIボイスレコーダーのPLAUDです。
https://shopa.jp/QFV9536H46ZG
会議の音声を記録し、文字起こしやAIによる要約を活用することで、「会議が終わってから、一から議事録を入力する」という作業を大幅に減らすことができました。もちろん、AIが作った文章をそのまま正式な議事録にするのではなく、最後は職員が内容を確認します。それでも、「メモを見ながら一から文章を作る」のと、「AIがまとめた内容を確認・修正する」のとでは、職員の負担はまったく違います。
》これも立派な「介護現場の生産性向上」
介護現場のICT化というと、大規模な介護ソフトや見守りセンサー、インカムなどを想像するかもしれません。しかし、生産性向上は必ずしも大きなシステムを導入することだけではありません。毎月1時間かかっている仕事を、10分、20分にできないか。こうした小さな改善を積み重ねることも、非常に重要です。
そして、介護施設における業務効率化の目的は、単純な「人件費削減」ではないと考えています。議事録作成に使っていた1時間を減らすことができれば、その分、職員が利用者さんを見る時間に戻すことができます。介護現場でAIを活用する意味は、ここにあります。AIに任せられる仕事はAIに任せ、人にしかできない仕事に、人の時間を使う。
PLAUDによる議事録作成の効率化は小さな取り組みに見えるかもしれません。しかし、4ユニット、複数の委員会、そして1年間という単位で考えてみると、その効果は決して小さくありません。介護施設の生産性向上は、こうした「毎月当たり前に時間を取られている仕事」を見つけるところから始まります。